経費になる領収書・ならない領収書

こんにちは。税理士の細川ひろみです。

昨日は、子供たちと一緒に寝落ちしてしまいました((+_+))

経費にするためには領収書でなければいけないのか、結構質問が多い内容です。

 

1 現金払いの時に経費になる領収書・ならない領収書

現金の経費での支払い。たいていの場合にはレシートが発行されます。

レシートでは経費にならず、領収書ではないとダメだと考えている方もいらっしゃいますが、

レシートでも経費になります。

自動販売機での飲み物の購入、お祝儀や香典はレシートや領収書はでません。

このような時は、出金伝票に日付、金額、内容を書いて記録を残して経費に計上します。

自動販売機での購入は、自分のものであるのかそうでないのかを出金伝票だけで判断することは

難しいので、出金伝票に誰との打ち合わせに使ったのかも書いておくことをお薦めします。

お祝儀や香典は、招待状や礼状など日付と相手の名前が書かれているものを出金伝票とセットにして

残しておくといいです。

いずれの場合にも、自分のスケジュール帳や日記にいつ誰と打合せしたのか、結婚式や告別式の日を

記録しておけば、より確実に説明・証明が出来ますので、活用してください。

このほかに宅急便などの着払い受け取りの際に納品書に、○○円領収しましたとハンコを押したり、裏側に○○円受領しました

と手書きで書かれることもあります。この場合にはこの納品書が領収書となります。

しかし、捨ててしまったレシートや領収書は、証拠となるものがなくなったということになりますので、

これは経費にすることはできませんので、領収書やレシートの保管には注意してください。

2 振込払いの時に領収書になるもの・領収書にならないもの

振込払いの時には、納品書や請求書は発行されますが、領収書は発行されないこともあります。

なぜなら振込にすることによって日付も支払った相手先も金額も自動的に記録されるからです。

請求した側も振込にしてもらえば領収書を発行しなくてもいいことになっています。

この場合には納品書や請求書を領収書がわりにする場合があります。

納品書は代金を払った証明にはなりませんが、経費の発生を証明するものとしては有効です。

以上の点から、振込で払ったときの領収書というのは存在しない事が多い。

通帳が領収書代わりになっていると思っていただければいいと思います。

 

3 まとめ

1.2.いずれの場合にも、レシート、領収書、納品書、出金伝票の整理・保存をしていなければ、

経費として計上しても、根拠資料がないということで税務調査等で指摘を受けることになります。

個人事業主の場合には原則7年間。法人の場合には長くて10年間の書類の保存義務があります。

また、2019年10月から始まった消費税の軽減税率適用により、領収書の記載事項も変わりましたので、領収書を発行する場合には、注意が必要です。

領収書やレシート、領収書がわりになるもの。どれも正確な所得を計算するために、経費として計上する重要な書類ですので、適切な方法で保管・保存してくださいね。

最後までお読みいただきありがとうございます。

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